Informativa sulla privacy per i candidati UE/Regno Unito

Ultima revisione: 10 ottobre 2023

  • Introduzione

    Sprout Social rispetta il diritto alla privacy degli utenti e si impegna a gestire le informazioni personali in modo responsabile e nel rispetto delle leggi vigenti. Si prega di leggere attentamente per intero la presente Informativa per i candidati UE/UK (“Informativa”) in quanto illustra come Sprout Social Limited (Irlanda) e Sprout Social UK Ltd. (denominate collettivamente “Sprout Social”, “Società”, “noi” o “ci”) gestiscono i dati personali dell'utente quando si candida per un lavoro o altro ruolo con noi e i diritti dell'utente in relazione a tali dati. In caso di candidatura per un ruolo con sede in Irlanda, Sprout Social Limited (Irlanda) sarà l'entità responsabile del trattamento dei dati personali. In caso di candidatura per un ruolo con sede nel Regno Unito, Sprout Social UK Ltd. sarà l'entità responsabile del trattamento dei dati personali. Sprout Social, Inc. è anche la società madre di altre consociate e Sprout Social, Inc. e tutte le sue consociate saranno denominate “Sprout Social Group” nella presente Informativa. Il termine "Candidato" utilizzato nella presente Informativa si riferisce a chiunque si candidi per un ruolo lavorativo o cerchi in altro modo di lavorare con o per noi (sia in modo permanente che temporaneo).

    In caso di dubbi, commenti o domande sulla presente Informativa, ti invitiamo a contattarci utilizzando i recapiti indicati nella Sezione 7 riportata di seguito.

  • Tipi di dati personali raccolti al momento della candidatura

    Dati raccolti automaticamente

    Gli utenti possono visitare la pagina Careers del nostro sito web sproutsocial.com (“Sito web”) all'indirizzo https://sproutsocial.com/it/careers/ e cercare offerte di lavoro senza dover comunicare i propri dati personali. Tuttavia, raccogliamo automaticamente determinate informazioni dal dispositivo dell'utente quando visita il Sito web. Per ulteriori informazioni, consulta l'informativa sulla privacy relativa all'utilizzo del nostro sito Web all'indirizzo sproutsocial.com/privacy-policy.

    Se il candidato non è idoneo a lavorare nel paese (ad es. non dispone di autorizzazione al lavoro, permesso di lavoro, ecc.) specificato nell'annuncio di lavoro sulla nostra pagina Careers, la candidatura sarà respinta e non verrà esaminata ulteriormente.

    Nel caso in cui il candidato si rechi presso uno dei nostri uffici per un colloquio, sarà possibile elaborare anche i dati personali relativi a tale visita.

    Dati personali raccolti dal candidato

    I tipi di dati personali che raccogliamo ed elaboriamo al momento della candidatura per un ruolo all'interno della Società includono (senza limitazioni):

    • Dati identificativi e dati di contatto, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, nome, indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono e altre informazioni di contatto, sesso, data di nascita, nazionalità, identificativi nazionali (come carta d'identità/passaporto).
    • Esperienza lavorativa pregressa, come i precedenti datori di lavoro e i titoli o le posizioni ricoperte.
    • Informazioni sui precedenti, come i precedenti penali relativi agli ultimi 7 anni, il controllo dei documenti, la verifica del passaporto e le sanzioni complessive.
    • Dettagli del referente designato (inclusi nome, informazioni di contatto, datore di lavoro e ruolo lavorativo).
    • Dati sull'immigrazione e sui visti, dettagli sullo stato di immigrato o sui visti.
    • Dati delle candidature precedenti, informazioni relative a precedenti candidature presso il Gruppo aziendale e/o a una precedente storia lavorativa con il Gruppo aziendale.
    • Altre informazioni comunicate volontariamente durante tutto il processo, anche nel corso di valutazioni e colloqui.

    Di norma, durante il processo di assunzione ci impegniamo a non raccogliere o elaborare nessuna delle seguenti informazioni: informazioni che rivelino l'origine razziale o etnica, le convinzioni religiose, filosofiche e le opinioni politiche o l'appartenenza sindacale; dati genetici; dati biometrici ai fini di un'identificazione univoca o informazioni relative alla salute o alla vita sessuale ("Dati personali sensibili"), salvo espressamente autorizzato dalla legge o laddove necessario per ottemperare alle normative vigenti.

    Tuttavia, in alcune circostanze, potrebbe essere necessario raccogliere, o richiedere su base volontaria, alcune Informazioni personali sensibili per scopi legittimi legati al processo di reclutamento. Ad esempio, potremmo aver bisogno di raccogliere informazioni sull'origine razziale/etnica, sul sesso e sulle disabilità ai fini del monitoraggio sulle pari opportunità, dell'osservanza delle leggi antidiscriminazione e degli obblighi di informativa verso la pubblica amministrazione; in alternativa, potremmo aver bisogno di raccogliere informazioni sulla condizione fisica o mentale per prendere in considerazione delle soluzioni per l'adattamento al processo di reclutamento e/o al successivo ruolo lavorativo. Il candidato può fornire, su base volontaria, altre informazioni personali sensibili durante il processo di reclutamento.

    Dati personali raccolti da altre fonti

    • Dati estratti dai casellari giudiziari ottenuti tramite controllo del casellario giudiziario ai fini di verifica.
    • Informazioni fornite da agenzie che si occupano del controllo dei precedenti (vedi sopra "Informazioni sui precedenti") e da altri gestori di banche dati esterni (ad esempio una centrale rischi o registri di sanzioni professionali o di altro tipo).
    • Informazioni comunicate da agenzie di collocamento o di ricerca e selezione del personale.
    • Informazioni raccolte da fonti disponibili pubblicamente, incluse eventuali piattaforme di social media utilizzate dall'utente o altre informazioni disponibili online.

    (In ciascuno dei casi di cui sopra, ove consentito e in conformità con la normativa vigente).

  • Finalità del trattamento dei dati personali

    Raccogliamo e utilizziamo tali dati personali prevalentemente ai fini dell'assunzione, ovvero per determinare le qualifiche del candidato per l'impiego e per giungere a una decisione in merito all'assunzione. Ciò include la valutazione delle capacità, delle qualifiche e del background per un particolare ruolo, la verifica delle informazioni, l'esecuzione di controlli delle referenze o dei precedenti (ove applicabile) e la gestione e la comunicazione con il candidato in merito al processo di assunzione.

    Nella tabella seguente sono riportate informazioni specifiche sulle finalità, esempi dei tipi di dati personali trattati per questi scopi e i motivi per cui li trattiamo. In relazione ai tipi di dati, i nomi utilizzati si riferiscono alle categorie sopra identificate. Gli esempi forniti nella tabella non possono, ovviamente, essere esaustivi.

    Finalità Esempi di dati personali che possono essere trattati Motivi del trattamento
    Valutare le capacità, le qualifiche e l'esperienza per un determinato ruolo Esperienza lavorativa pregressa
    Informazioni sui precedenti
    Informazioni comunicate volontariamente nel corso di un colloquio o di un processo di valutazione
    Dati relativi a precedenti candidature    		 Prendere provvedimenti prima di stipulare un contratto di lavoro con il candidato.
    Verificare le informazioni comunicate dal candidato in relazione al ruolo per cui si sta candidando Dati identificativi
    Esperienza lavorativa pregressa
    Dati sull'immigrazione/visti
    Informazioni sui precedenti/Controlli penali    		 Prendere provvedimenti prima di stipulare un contratto di lavoro con il candidato.
    Obblighi legali, come la richiesta di un visto di lavoro o di documentazione analoga ai sensi delle leggi sul lavoro o di altre leggi a cui la Società è soggetta. Ulteriori motivi di cui all'Articolo 10: quando il trattamento è autorizzato dalla legge dello Stato membro che prevede adeguate garanzie per i diritti e le libertà degli interessati
    Gestire il processo di assunzione e comunicare con il candidato al riguardo Dati identificativi e di contatto Prendere provvedimenti prima di stipulare un contratto di lavoro con il candidato.
    Fornire assistenza in relazione alla procedura di candidatura Informazioni personali sensibili, in particolare dati relativi alla salute (ad esempio, per considerare eventuali necessità durante la fase dei colloqui) Obblighi legali, come l'obbligo di provvedere ad adeguamenti in conformità con le leggi sul lavoro e altre leggi a cui la Società è soggetta.

    In alcuni casi, ottemperiamo a questi obblighi con il consenso esplicito del candidato.

    Ulteriori motivi di cui all'Articolo 9: il trattamento è necessario ai fini dell'adempimento di obblighi e dell'esercizio di diritti specifici del titolare del trattamento in materia di lavoro
    Monitoraggio della diversità e delle pari opportunità Informazioni sui precedenti
    Dati personali sensibili
    Più specificamente: nella misura richiesta o consentita dalla normativa locale, informazioni su nazionalità, razza e etnia, sesso, orientamento sessuale, religione, età e altri indicatori di diversità.    		 Interessi legittimi, necessari per garantire un programma di reclutamento diversificato.

    Motivi di interesse pubblico rilevanti per la valutazione delle pari opportunità di trattamento.

    In alcuni casi, ottemperiamo a questi obblighi con il consenso esplicito del candidato. Ulteriori motivi di cui all'Articolo 9: il trattamento è necessario per motivi di interesse pubblico rilevanti

    Qualora il candidato fosse selezionato per un ruolo presso Sprout Social, le informazioni raccolte durante il processo di reclutamento saranno inserite nella scheda personale e saranno trattate in conformità con la nostra Informativa sulla privacy dei dipendenti UE/UK (che viene fornita durante il processo di assunzione).

    Qualora il candidato non fosse selezionato per un ruolo presso Sprout Social, ci riserviamo di conservare la candidatura per valutare la possibilità di considerarla per altre posizioni idonee presso Sprout Social in futuro, fatto salvo l'invio di una richiesta scritta di cancellazione della candidatura all'indirizzo e-mail careers@sproutsocial.com.

  • Condivisione e trasferimento dei dati personali verso paesi terzi

    Ci impegniamo a consentire l'accesso alle informazioni personali solo a coloro che richiedono tale accesso per svolgere le proprie funzioni e le proprie mansioni e a terzi che hanno una ragione legittima per accedervi. Se consentiamo a un soggetto terzo di accedere alle informazioni personali, ci impegniamo a implementare misure appropriate per garantire che le informazioni vengano utilizzate in modo conforme con la presente Informativa e che la sicurezza e la riservatezza delle informazioni siano garantite.

    Trasferimento ad altre società del gruppo

    Condivideremo i dati personali con altri membri del Gruppo aziendale solo ove necessario per gestire il processo di reclutamento.

    Trasferimento a fornitori di servizi terzi

    Potremmo anche rendere disponibili alcune informazioni personali a terzi che forniscono servizi legati al processo di reclutamento, tra cui:

    • agenzie di collocamento o di ricerca e selezione del personale coinvolte nel processo di reclutamento, ove applicabile;
    • agenzie che si occupano del controllo dei precedenti o di altre informazioni e agenzie locali competenti per il controllo dei precedenti penali;
    • fornitori di archiviazione dati, servizi condivisi e piattaforme di reclutamento, sviluppatori IT e fornitori di supporto e fornitori di servizi di hosting in relazione al nostro sito Web dedicato al reclutamento e
    • terze parti che forniscono assistenza e consulenza, anche in relazione a problematiche legali, finanziarie/di audit, di consulenza gestionale, assicurative, relative a salute e sicurezza, di intelligence e di segnalazione di irregolarità.

    Potremmo inoltre divulgare informazioni personali a terzi per altri motivi legittimi, tra cui:

    • Qualora l'utente abbia concesso il proprio consenso;
    • Per adempiere ai nostri obblighi legali, incluso il caso in cui sia necessario rispettare leggi, regolamenti o contratti, o per rispondere a un ordine del tribunale, a un procedimento amministrativo o giudiziario, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, un mandato di comparizione, un controllo governativo o un mandato di perquisizione;
    • In risposta a richieste legittime da parte di autorità pubbliche (anche a fini fiscali, di immigrazione, salute e sicurezza, sicurezza nazionale o applicazione della legge);
    • Se necessario per accertare, esercitare o difendere i propri diritti a fronte di rivendicazioni legali potenziali, minacciate o effettive;
    • Se necessario per proteggere gli interessi vitali del candidato o quelli di un'altra persona e/o
    • In relazione alla vendita, alla cessione o ad altro trasferimento di tutta o parte della nostra attività.

    In alcuni casi, la condivisione di cui sopra potrebbe comportare il trasferimento dei dati personali dell'utente a livello internazionale, e anche dal Regno Unito e dallo Spazio Economico Europeo a un paese al di fuori di tale area. In questi paesi possono essere in vigore leggi sulla protezione dei dati diverse da quelli del paese dell'utente (e, in alcuni casi, non altrettanto restrittive).

    In caso di trasferimento dei dati personali in un altro paese, ci impegniamo ad adottare le misure per garantire che tali esportatori di dati rispettino la normativa vigente. Abbiamo adottato misure di salvaguardia adeguate per garantire che le informazioni dell'utente rimangano protette in conformità con la presente Informativa. Queste misure includono il nostro utilizzo delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea (insieme all'Addendum del Regno Unito, se del caso) e, ove applicabile, il nostro impegno (e gli impegni assunti dai terzi cessionari) a rispettare i principi stabiliti nei Quadri sulla Privacy dei Dati (definiti di seguito), nella misura in cui ciascuno di tali Quadri sulla Privacy dei Dati è accettato come meccanismo legittimo in base al quale i dati personali possono essere trasferiti in conformità alle leggi applicabili.

    Una copia delle nostre Clausole Contrattuali Standard e dell'Addendum per il Regno Unito è disponibile su richiesta. Si ricorda che alcune informazioni commerciali sensibili potrebbero essere oscurate.

  • Quadro di riferimento in materia di privacy dei dati

    Trasferimenti a Sprout Social, Inc. negli Stati Uniti.

    Sprout Social, Inc. è conforme al Quadro sulla privacy dei dati UE-USA (EU-U.S. DPF), all'Estensione del Regno Unito al DPF UE-USA e al Quadro sulla privacy dei dati Svizzera-USA (Swiss-U.S. DPF) come stabilito dal Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti (collettivamente, "Quadri sulla privacy dei dati"). Sprout Social ha certificato al Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti di aderire (i) ai Principi del Quadro sulla Privacy dell'Unione Europea (EU-U.S. DPF Principles) per quanto riguarda il trattamento dei dati personali ricevuti dall'Unione Europea in base al DPF dell'Unione Europea e dal Regno Unito (e Gibilterra) in base all'Estensione del Regno Unito al DPF dell'Unione Europea. DPF e dal Regno Unito (e da Gibilterra) in base all'estensione britannica del DPF UE-USA; e (ii) i Principi del Quadro sulla Privacy Svizzera-USA (Principi DPF Svizzera-USA) in relazione al trattamento dei dati personali ricevuti dalla Svizzera in base al DPF Svizzera-USA (collettivamente, i "Principi DPF").** In caso di conflitto tra i termini della presente informativa sulla privacy e i Principi DPF, prevarranno i Principi DPF. Per saperne di più sul programma Data Privacy Framework (DPF) e per visualizzare la nostra certificazione, visita il sito https://www.dataprivacyframework.gov/.

    Per quanto riguarda i dati personali ricevuti o trasferiti ai sensi dei Data Privacy Frameworks, Sprout Social è soggetto all'autorità di indagine ed esecuzione della Commissione federale per il commercio degli Stati Uniti.

    Nel caso in cui Sprout Social, Inc. trasferisca i dati personali a una terza parte che agisce come agente per suo conto, rimarrà responsabile ai sensi dei Principi DPF se il suo agente tratta tali dati personali in modo non conforme ai Principi DPF (a meno che Sprout Social Inc. non sia responsabile dell'evento che ha causato il danno).

    **Sprout Social, Inc. non si affida allo Swiss-US Data Privacy Framework come meccanismo per ricevere (o trasferire) informazioni personali, in attesa della sua approvazione da parte delle autorità svizzere; tuttavia, Sprout Social, Inc. aderisce agli impegni richiesti in previsione di tale approvazione.

    Come contattarci per domande, reclami e risoluzione delle controversie

    In conformità con i Principi del Privacy Shield, Sprout Social, Inc. si impegna a risolvere i reclami relativi alla privacy dell'utente e alla raccolta o utilizzo delle informazioni trasferite negli Stati Uniti ai sensi dei Quadri di privacy dei dati. I residenti nell'Unione Europea o in Svizzera con richieste o reclami riguardanti la privacy sono prima tenuti a contattarci tramite e-mail all'indirizzo privacy@sproutsocial.com.Lavoreremo per risolvere il problema e risponderemo entro 45 giorni dalla data di ricezione. Tuttavia, se un utente residente nello Spazio economico europeo, nel Regno Unito o in Svizzera ritiene di non aver ricevuto assistenza in merito a una controversia o a una problematica, ha il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo competente.

    Sprout Social, Inc. si impegna inoltre a deferire i reclami irrisolti in materia di privacy ai sensi dei Principi del DPF a un organismo indipendente di risoluzione delle controversie: Data Privacy Framework Services, gestito dal BBB National Programs.Se l'utente non riceve la conferma di ricezione del reclamo nei tempi stabiliti o se il reclamo non viene esaminato in maniera soddisfacente, si prega di visitare https://bbbprograms.org/ per maggiori informazioni e per presentare un reclamo. Questo servizio è fornito gratuitamente. Questo servizio è fornito gratuitamente.

    Se il reclamo non può essere risolto tramite i canali sopra indicati, in determinati casi, l'utente può richiedere un arbitrato vincolante per alcuni reclami non risolti dagli altri meccanismi di ricorso. Vedi https://www.dataprivacyframework.gov/s/article/G-Arbitration-Procedures-dpf?tabset-35584=2.

  • Periodo di conservazione dei dati

    I dati personali saranno conservati in conformità con le leggi vigenti per tutto il tempo necessario ad adempiere alle finalità descritte nella presente Informativa o come altrimenti richiesto dalla normativa vigente. Generalmente ciò significa che i dati personali dell'utente saranno conservati per un periodo di dodici (12) mesi dopo la conferma del rifiuto della candidatura, fatto salvo l'invio di una richiesta di cancellazione della candidatura prima del periodo di dodici (12) mesi all'indirizzo careers@sproutsocial.com.

  • Diritti sulla privacy dei dati dell'utente

    L'utente può esercitare i diritti di cui gode ai sensi della normativa applicabile sulla protezione dei dati come segue:

    • Se l'utente desidera accedere, correggere, aggiornare o richiedere la cancellazione delle informazioni, può farlo in qualsiasi momento contattandoci tramite i recapiti indicati nella Sezione 7 riportata di seguito.
    • L'utente può opporsi al trattamento dei dati personali, chiederci di limitarne l'elaborazione o richiederne la portabilità. L'utente può esercitare tali diritti contattandoci ai recapiti indicati nella Sezione 7 riportata di seguito.
    • In qualsiasi momento l'utente può revocare il consenso dato per raccogliere ed elaborare i dati personali. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità di qualsiasi trattamento effettuato prima della revoca, né inciderà sul trattamento delle informazioni personali effettuato per motivi legittimi di trattamento diversi dal consenso.
    • L'utente ha il diritto di presentare reclamo a un'autorità per la protezione dei dati in merito alla raccolta e all'utilizzo di informazioni da parte nostra. Per maggiori informazioni si prega di contattare l'autorità locale per la protezione dei dati.

    Rispondiamo a tutte le richieste di persone che desiderano esercitare i loro diritti sulla protezione dei dati in conformità con le relative leggi in vigore.

  • Informazioni di contatto

    Invitiamo a rivolgere domande o richieste relative alla presente Informativa all'indirizzo careers@sproutsocial.com inserendo l'indirizzo privacy@sproutsocial.com in copia.