Avis de confidentialité relatif au recrutement pour les candidats polonais
1. Introduction
Sprout Social respecte les droits à la vie privée des individus et s’engage à traiter les informations personnelles de manière responsable et conformément à la loi applicable. Il est important que vous lisiez attentivement l’intégralité de cet Avis de confidentialité relatif au recrutement (« Avis »), car il décrit comment Sprout Social Limited (Irlande), Sprout Social UK Ltd. et Sprout Social Poland sp. z o.o. (collectivement « Sprout Social », « Société », « nous » ou « notre ») traitent vos informations personnelles lorsque vous postulez pour un emploi ou un autre poste auprès de notre société et quels sont vos droits par rapport à ces informations. Si vous postulez pour un poste basé en Irlande, alors Sprout Social Limited (Irlande) sera l’entité responsable du traitement de vos informations personnelles. Si vous postulez pour un poste basé au Royaume-Uni, alors Sprout Social UK Ltd. sera l’entité responsable du traitement de vos informations personnelles. Si vous postulez pour un poste basé en Pologne, alors Sprout Social Poland sp. z o.o. sera l’entité responsable du traitement de vos informations personnelles. Sprout Social, Inc. est également la société mère d’autres filiales. Sprout Social, Inc. et toutes ses filiales seront désignées par le terme « Groupe Sprout Social » dans le présent Avis. Le terme « Candidat » utilisé dans le présent Avis désigne toute personne qui postule à un poste ou qui cherche à travailler avec ou pour nous (que ce soit de manière permanente ou ponctuelle).
Si vous avez des doutes ou si vous souhaitez nous envoyer des commentaires ou des questions concernant le présent Avis, contactez-nous en utilisant les coordonnées indiquées dans l'article 7 ci-dessous.
2. Types d'informations personnelles que nous recueillons lorsque vous postulez
Informations que nous recueillons automatiquement
Vous pouvez visiter la page Carrières de notre site Web sproutsocial.com (« Site Web ») en vous rendant sur sproutsocial.com/careers et rechercher un emploi sans fournir d’informations personnelles. Cependant, nous recueillons automatiquement certaines informations de votre appareil lorsque vous visitez notre site Web. Pour plus d’informations, consultez l’avis de confidentialité relatif à l’utilisation de notre site Web à l’adresse sproutsocial.com/privacy-policy.
Si vous n'avez pas l'autorisation de travailler dans le pays (ex. : autorisation de travail, permis de travail, etc.) spécifié dans l'offre d'emploi sur notre page Carrières, votre candidature sera rejetée et nous ne l'examinerons pas plus en détail.
Si vous vous rendez dans l'un de nos bureaux pour un entretien, nous pouvons également traiter des informations personnelles relatives à cette visite.
Informations personnelles recueillies auprès de vous
Les types d'informations personnelles que nous recueillons et traitons lorsque vous postulez auprès de la Société comprennent, sans toutefois s'y limiter, les données suivantes :
Données d'identification et coordonnées : notamment votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et d'autres coordonnées, votre sexe, votre date de naissance, votre nationalité, vos identifiants nationaux (ex. : carte nationale d'identité, passeport).
Expérience professionnelle : les employeurs précédents et les intitulés de poste/fonctions.
Antécédents/renseignements divers : tels que la vérification de l’identité, la vérification du passeport et les sanctions au niveau international.
Informations sur la personne référente : notamment son nom, ses coordonnées, son employeur et son poste.
Données d'immigration/visa : informations sur votre statut d'immigration/visa.
Données sur les candidatures précédentes : informations relatives aux candidatures précédentes que vous avez adressées au Groupe parent de la Société et/ou à tout antécédent professionnel au sein du Groupe.
Autres informations que vous fournissez volontairement tout au long du processus, y compris lors des évaluations et des entretiens.
En règle générale, au cours du processus de recrutement, nous essayons de ne pas recueillir ou traiter les informations suivantes : les informations qui révèlent votre origine raciale ou ethnique, vos convictions religieuses, politiques ou philosophiques, ou votre appartenance à un syndicat, les données génétiques, les données biométriques à des fins d’identification unique, ou les informations relatives à votre santé/vie sexuelle (« Informations personnelles sensibles »), sauf si la loi l’autorise ou si cela est nécessaire pour respecter les lois en vigueur.
Cependant, dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à recueillir ou à demander une divulgation volontaire de certaines Informations personnelles sensibles à des fins légitimes liées au recrutement. Par exemple, il est possible que nous ayons besoin de recueillir des informations sur votre origine raciale/ethnique, votre sexe et vos handicaps dans le cadre de l'égalité des chances, du respect des lois de lutte contre la discrimination et des obligations de déclaration auprès du gouvernement. Par ailleurs, nous pouvons avoir besoin de recueillir des informations sur votre état physique ou mental dans le cas où des aménagements seraient nécessaires pour le processus de recrutement et/ou le poste. Vous pouvez fournir, sur une base volontaire, d'autres Informations personnelles sensibles pendant le processus de recrutement.
Informations personnelles recueillies auprès d'autres sources
Les informations fournies par des agences de vérification des antécédents (voir « Antécédents/renseignements divers » ci-dessus) et d'autres détenteurs de bases de données externes (ex. : agences de référence de crédit et registres professionnels/de sanctions).
Informations fournies par les cabinets de recrutement.
Informations recueillies à partir de sources publiques, notamment les plateformes de réseaux sociaux que vous utilisez ou d'autres informations disponibles en ligne.
(Dans chacun des cas ci-dessus, lorsque cela est autorisé et conformément à la loi applicable.)
3. Objectifs du traitement des informations personnelles
Nous recueillons et utilisons ces informations personnelles principalement à des fins de recrutement, c’est-à-dire pour déterminer vos qualifications professionnelles et prendre une décision de recrutement. Cela comprend l’évaluation de vos compétences, de vos qualifications et de vos antécédents pour un poste en particulier, la vérification de vos informations, la vérification de vos références ou de vos antécédents (le cas échéant), ainsi que la gestion et la communication avec vous au sujet du processus de recrutement. La fourniture d’informations personnelles n’est pas obligatoire. Cependant, elle est nécessaire pour participer au processus de candidature.
Vous trouverez dans le tableau ci-dessous des informations spécifiques sur ces objectifs, des exemples des types de données personnelles traitées à ces fins et les motifs pour lesquels nous les traitons. En ce qui concerne les types de données, nous avons utilisé les noms des catégories identifiées ci-dessus. Les exemples fournis dans le tableau ne sont pas exhaustifs.
Objectif | Exemples d'informations personnelles pouvant être traitées | Motifs du traitement |
Évaluer vos compétences, vos qualifications et vos expériences pour un poste particulier | Expérience professionnelle Antécédents/renseignements divers Renseignements que vous fournissez volontairement dans le cadre d’un processus d’entretien ou d’évaluation Données sur les candidatures précédentes | Pour entreprendre des démarches avant de conclure un contrat de travail avec vous. |
Vérifier les informations que vous nous avez fournies en relation avec le poste pour lequel vous postulez | Données d’identification Expérience professionnelle Données d’immigration/visa Antécédents/renseignements divers | Pour entreprendre des démarches avant de conclure un contrat de travail avec vous. Obligation légale, comme l'obligation d'obtenir un visa de travail ou un document similaire en vertu du droit du travail ou d'autres lois auxquelles la Société est soumise. |
Pour gérer le processus de recrutement et communiquer avec vous à ce sujet | Données d'identification et coordonnées | Pour entreprendre des démarches avant de conclure un contrat de travail avec vous. |
Fournir une assistance dans le cadre du processus de candidature | Informations personnelles sensibles, en particulier les données sur la santé (ex. : aménagements nécessaires pendant le processus d'entretien) | Obligation légale, comme toute obligation de procéder à des ajustements conformément au droit du travail et aux autres lois auxquelles la Société est soumise. Dans certains cas, avec votre consentement explicite. Le traitement est nécessaire pour respecter les obligations et les droits spécifiques du responsable du traitement dans le domaine de l’emploi |
Surveiller la diversité et l'égalité des chances | Antécédents/renseignements divers Informations personnelles sensibles Plus précisément : dans la mesure requise ou autorisée par la législation locale, des informations sur votre nationalité, votre origine raciale et ethnique, votre sexe, votre orientation sexuelle, votre religion, votre âge et d’autres indicateurs de diversité. | Intérêts légitimes, car nécessaires pour assurer un programme de recrutement diversifié. Pour un motif d'intérêt public important pour l'évaluation de l'égalité des chances et de traitement. Dans certains cas, avec votre consentement explicite. Le traitement est nécessaire pour des raisons d’intérêt public importantes |
Si vous obtenez un poste chez Sprout Social, les informations recueillies au cours du processus de recrutement feront partie de votre dossier d'employé permanent et seront traitées conformément à notre Avis de confidentialité pour les employés de l'UE/du Royaume-Uni (fourni lors du processus d'intégration).
Si vous ne recevez pas de proposition de notre part pour un poste chez Sprout Social, nous pouvons conserver votre candidature afin de l’examiner pour d’autres postes au sein de Sprout Social à l’avenir si vous avez donné votre consentement préalable pour un tel traitement de vos informations personnelles.
4. Entités avec lesquelles nous partageons vos informations personnelles et transferts à l'étranger
Nous veillons à n'autoriser l'accès aux informations personnelles qu'aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches et leurs missions, et aux tiers qui ont un motif légitime pour y accéder. Chaque fois que nous autorisons un tiers à accéder à des informations personnelles, nous prenons des mesures appropriées pour garantir que les informations sont utilisées conformément au présent Avis et que la sécurité et la confidentialité des informations sont préservées.
Transferts vers d'autres sociétés du groupe
Nous ne partagerons vos informations personnelles avec les autres membres du Groupe qui possède la Société que si cela est nécessaire pour gérer le processus de recrutement.
Transferts vers des fournisseurs de services tiers
Nous pouvons mettre certaines informations personnelles à la disposition de tiers qui fournissent des services relatifs au processus de recrutement, notamment :
les cabinets de recrutement impliqués dans votre recrutement, le cas échéant ;
les fournisseurs de stockage de données, de services partagés et de plateformes de recrutement, les développeurs informatiques et les services d'assistance, ainsi que les prestataires de services d'hébergement en relation avec notre site web consacré aux offres d'emploi ; et
les tiers qui fournissent une assistance et des conseils, notamment en ce qui concerne les questions juridiques, financières/d'audit, de conseil en gestion, d'assurance, de santé, de sécurité, de renseignement et de signalement.
Nous pouvons également divulguer des informations personnelles à des tiers pour d'autres motifs légaux, notamment :
Lorsque vous avez donné votre consentement ;
Pour nous conformer à nos obligations légales, notamment lorsque cela est nécessaire pour respecter la loi, la réglementation ou le contrat, ou pour répondre à une décision de justice, à une procédure administrative ou judiciaire, y compris, sans toutefois s'y limiter, à une citation à comparaître, à un audit du gouvernement ou à un mandat de perquisition ;
En réponse à des demandes légitimes émanant d'autorités publiques (notamment pour des raisons fiscales, d'immigration, de santé et de sécurité, de sécurité nationale ou d'application de la loi) ;
Si nécessaire pour exercer nos droits ou nous défendre contre des menaces de réclamations légales ou des réclamations légales potentielles ou réelles ;
Lorsque cela est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d'une autre personne ; et/ou
Dans le cadre de la vente, de la cession ou de tout autre transfert de tout ou partie de nos activités.
Dans certains cas, le partage décrit ci-dessus peut entraîner le transfert international de vos informations personnelles, notamment depuis le Royaume-Uni et l'Espace économique européen vers un pays extérieur. Ces pays peuvent avoir des lois sur la protection des données qui diffèrent des lois de votre pays (et, dans certains cas, peuvent ne pas être aussi protectrices).
Lorsque nous transférons vos informations personnelles vers un autre pays, nous prenons des mesures pour vérifier que ces exportateurs de données respectent les lois applicables. Nous avons pris des mesures de protection appropriées pour exiger que vos informations personnelles restent protégées conformément au présent Avis. Les garanties que nous utilisons sont les Clauses contractuelles types de la Commission européenne pour les transferts d’informations personnelles à des tiers, y compris l’Addenda du Royaume-Uni, le cas échéant.
Nos Clauses contractuelles types et l'Addenda du Royaume-Uni peuvent être fournis sur demande. Veuillez noter que certaines informations commerciales sensibles peuvent être supprimées.
5. Périodes de conservation des données
Les informations personnelles seront stockées conformément aux lois applicables et conservées aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les objectifs décrits dans le présent Avis ou tel que l’exige la loi en vigueur. En général, cela signifie que vos informations personnelles seront conservées pendant une période de douze mois après confirmation du rejet de votre candidature.
6. Vos droits en matière de confidentialité des données
Vous pouvez exercer les droits qui vous sont conférés par les lois applicables en matière de protection des données comme suit :
Si vous souhaitez accéder à vos informations personnelles, les corriger, les mettre à jour ou demander leur suppression, vous pouvez le faire à tout moment en nous contactant aux coordonnées indiquées dans l'article 7 ci-dessous.
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos informations personnelles, nous demander de restreindre leur traitement ou demander leur portabilité. Dans ce cas également, vous pouvez exercer ces droits en nous contactant aux coordonnées fournies dans l'article 7 ci-dessous.
Si nous recueillons et traitons vos informations avec votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement n’affectera pas la légalité de tout traitement que nous avons effectué avant votre retrait, ni le traitement de vos informations personnelles effectué sur la base de motifs de traitement légaux autres que le consentement.
Vous avez le droit de porter réclamation auprès d’une autorité de protection des données concernant le recueil et l’utilisation de vos informations personnelles. Pour plus d’informations, veuillez contacter votre autorité locale de protection des données.
Nous répondons à toutes les demandes que nous recevons de personnes qui souhaitent exercer leurs droits en matière de protection des données, conformément aux lois applicables.
7. Coordonnées
Veuillez faire parvenir toute question ou demande relative au présent Avis à l’adresse careers@sproutsocial.com avec privacy@sproutsocial.com en copie.