Descobrir métodos para colaborar melhor é um passatempo para as agências. Mas fazer malabarismo com vários clientes, várias contas sociais e várias ferramentas tende a dificultar as colaborações autênticas.

Não importa o tamanho ou a estrutura da sua empresa, a implementação de alguns desses fluxos de trabalho podem ajudar você e sua agência a abordar proativamente a colaboração em vários canais e pontos de acesso e impedir que você se enrole na hora de acompanhar os clientes.

1. Usando tarefas para oferecer oportunidades de interação

Muitas agências estão acostumadas a cuidar de tudo—fazem a publicação, a gestão de comunidades, a emissão de relatórios—, mas conforme uma agência cresce e ganha novos negócios, cuidar de tudo para cada cliente nem sempre é uma opção.

Para manter a comunicação forte e uma mão de ferro na estratégia e interações do cliente, você pode atribuir tarefas dentro da ferramenta que funcionarão como um lembrete para novas sugestões, tendências e oportunidades.

Por exemplo, caso você perceba que alguém está frequentemente usando a hashtag da marca do cliente, pode dar um empurrãozinho ao cliente com uma notificação no Sprout e dizer, “Ei, aqui está uma boa oportunidade de interagir.”

É um passo fácil que possibilita que seus clientes saibam que você está atento, monitorando as contas da marca deles, buscando oportunidades e proporcionando conhecimentos práticos, mesmo nos momentos em que você não dá conta de fazer tudo.

2. Tire máximo proveito da biblioteca de ativos

A biblioteca de ativos realmente facilita a publicação colaborativa. Alinhada com a promessa de um fluxo de trabalho colaborativo para a agência e para o cliente, esse recurso possibilita que você personalize a experiência de gestão de ativos.

Às vezes, um cliente só precisa ver o básico. Então, para evitar sobrecarregá-los na biblioteca, aplique permissões de usuário e organize ativos com etiquetas e filtros. Dentro da biblioteca você também pode deixar observações sobre quando usar certas imagens ou, o que é mais importante, avisos sobre quando não usar certas imagens.

Quando a integração da biblioteca de ativos e Composição são combinados, o armazenamento, edição e publicação ficam fáceis.

É provável que seu cliente tenha várias pastas no Google Drive ou contas do Dropbox para gerenciar imagens e planejar ativos. Você simplifica tudo isso para eles trabalhando em conjunto para transferir e armazenar tudo na biblioteca de ativos do Sprout.

3. Alinhe a comunicação com o cliente por meio da atribuição de tarefas

Você está gerenciando a Inbox Inteligente para um cliente, verificando cada mensagem cuidadosamente quando se depara com um cliente descontente. Não importa se essa mensagem precisa de uma resposta cuidadosamente trabalhada ou se precisa ser imediatamente respondida: a Inbox Inteligente está equipada para lidar com isso levando tanto você quanto o cliente em consideração.

Faça uso da atribuição de tarefas em casos como esse para gerar um fluxo de trabalho mais colaborativo. Envie as mensagens problemáticas das redes sociais para o cliente como uma tarefa para alinhar respostas saudáveis e o tom da marca com facilidade.

Não é preguiçoso enviar coisas para o seu cliente – na verdade, isso automatiza e simplifica o processo longo e frequentemente conturbado de realizar o controle de danos manualmente. Apenas se certifique de que o cliente está configurado como um usuário no Sprout para que você possa criar a tarefa e incluir suas sugestões de resposta. Um e-mail com suas observações será enviado para que o cliente possa responder no próprio Sprout ou enviar observações de volta para você com suas próprias sugestões. A resposta aparecerá, então, no histórico de conversas do Sprout para que toda a comunicação sobre o assunto fique acessível a partir de um ponto.

Sem precisar entregar a direção completamente, você pode garantir que você e seu cliente estão tomando decisões juntos na ferramenta.

4. Fique a frente dos pedidos do cliente e demonstre valor com relatórios agendados

No que diz respeito a relatórios, os clientes buscam coisas diferentes. Aproveitar os relatórios agendados e personalizáveis do Sprout facilita na hora de atender às necessidades únicas de cada cliente.

Depois de desenvolver seus dados sociais, compartilhe com eles as analíticas prontas para apresentação de maneira rápida e direta usando as funções de agendamento de entrega do Sprout. Seu cliente receberá um e-mail automático no ritmo que você escolheu e você pode optar pelo envio de e-mails e PDFs do tipo white label com os próprios logotipos da marca deles.

É normal automatizar processos em períodos particularmente agitados para a sua agência, mas é muito vantajoso ainda manter o controle em um processo automatizado com personalização.

Para fazer com que cada relatório funcione para você, promova as etiquetas de mensagem para mostrar sucessos quantificáveis. Fazer isso não apenas mostrará ao seu cliente os tipos de conteúdo que estão chegando e como eles estão sendo recebidos, mas as etiquetas também estarão refletidas na analítica, possibilitando que você use o relatório de etiquetas para demonstrar, com alguma sorte, boas estatísticas, bem como o desempenho das campanhas.

O sucesso de trabalhar com clientes não se resume a decidir quem está na liderança. O que realmente importa é construir a marca juntos, consistentemente e de maneira colaborativa. Fazer alguns ajustes aqui e ali na plataforma do Sprout para acomodar não apenas as necessidades da sua agência, mas também as necessidades dos seus clientes é um grande passo nessa direção.