Cómo agilizar el proceso de aprobación de redes sociales de tu agencia

El marketing de redes sociales requiere de una planificación y consideración mucho más cuidadosa.

Mientras que algo tan pequeño como un tweet con pocas palabras podría ser suficiente para poner la reputación de tu marca en serios problemas, un proceso de aprobación de redes sociales sólido se vuelve parte crucial de cualquier estrategia de marketing. El problema es que es difícil mantener una programación de publicaciones consistente en todos tus canales de redes sociales cuando estás esperando constantemente el consentimiento de tu equipo de aprobaciones.

Tanto para los creadores de contenido como para los estrategas de marketing, gestionar el flujo de trabajo del contenido de redes sociales puede convertirse en una pesadilla. Incluso con las mejores herramientas de redes sociales en el mercado, gestionar el proceso de aprobación puede ser un desafío si no cuentas con el plan adecuado.

La buena noticia es que no tiene que ser así.

Existen bastantes elementos móviles en los que pensar al crear un proceso de aprobación de redes sociales. Tener el proceso correcto y las herramientas en marcha podría ayudarte a reducir la tensión en tu negocio en un instante.

Así que, ¿por dónde empezar?

Paso 1: Definición del proceso de aprobación

Antes de comenzar a simplificar el proceso de aprobación de redes sociales, necesitas llegar a una decisión con respecto a tus prioridades empresariales antes de que cierto contenido se publique. Pregúntate a ti mismo:

• ¿Quién será el responsable de crear contenido?
• ¿Quién es responsable de aprobar ese contenido?
• ¿Quién se va a asegurar de que ese contenido se publique a tiempo?
• ¿Qué normas deben seguir los creadores y aprobadores?
• ¿Qué pasa si algo se pasa por alto?

Si necesitas enviar contenido de redes sociales a tu jefe cada vez que necesites una aprobación, va a tardar un poco terminar todo. Esto significa que necesitarás planear con antelación para evitar que esto se convierta en un obstáculo a la hora de compartir contenido. Entre más conozcas lo que implica tu proceso de aprobación de redes sociales, planearás mejor.

Ten en cuenta que el 70% de las agencias aprueba su contenido aproximadamente dos semanas antes de que se publique.

Tu flujo de trabajo de aprobación de contenido podría parecerse a esto:

Creador de contenido > gestor de redes sociales > ejecutivo de marca > equipo de programación

Paso 2: Elaboración de plazos de entrega

Una vez que sepas quién está involucrado en el proceso de aprobación de redes sociales, comienza a establecer los plazos de entrega de cada tarea. Ten en cuenta que los plazos no solo deben incluir indicadores sobre los tiempos de salida de los tweets, sino también lo siguiente:

• El momento en que cada publicación, imagen y vídeo se necesita crear
• Qué tanto tiempo debe llevar su revisión
• En qué momento se debe entregar a los ejecutivos o comités de aprobación

Tener herramientas de publicación en redes sociales como Sprout Social facilita más la publicación de contenido aprobado en varias redes de acuerdo con los plazos rigurosos. La ventana “Redactar” le permite a los usuarios programar contenido de manera eficaz y distribuir mensajes en las redes sociales, todo desde una misma plataforma. Incluso existe una solución de mensajes de aprobación integrada para que se puedan etiquetar personas a fin de que revisen y aprueben cada contenido antes de que se publique.

Paso 3: Capacitación de empleados sobre las expectativas de contenido

Si todos los integrantes de tu equipo de publicación, aprobación y creación de redes sociales saben qué es lo que espera su grupo de cada publicación, tu experiencia de publicaciones se volverá cada vez más fluida.

Al mostrarle a cada equipo cómo corregir su propio trabajo a medida que lo crean y a tomar decisiones sin necesidad de orientación, las empresas empoderan a sus equipos de redes sociales para que logren hacer más. La pregunta es, ¿cómo capacitas a tu personal para que ahorren tanto tiempo como sea posible a la hora de aprobar contenido de redes sociales importante?

La opción más sencilla es crear una guía de estilo. Una guía de identidad para tu marca debe incluir detalles sobre:

• El tono de voz: ¿Cómo le hablas a tus clientes?
• Los colores y elementos visuales: ¿Qué tipo de imágenes o logotipos utilizas?
• Compartir contenido multimedia: ¿En qué momento los creadores deberían utilizar texto, vídeo, imagen u otro tipo de contenido?
• Hashtags de marca y menciones: ¿Cómo puedes darle tu marca a cada campaña?

AirBnb publica regularmente imágenes llamativas en todos los canales. Pero el objetivo principal es que los colores, temas y hashtags coincidan en cada red. Sus decisiones, claramente, siguen normas internas de la marca.

Paso 4: Capacitación del equipo para que detecten los problemas oportunamente

Aunque crear una guía de estilo es una forma magnifica de mantener a tu equipo de redes sociales al tanto de todo, siempre existe el riesgo de que ignores algo. Esto es particularmente cierto cuando agregas nuevos productores de contenido a tu equipo. Teniendo eso en cuenta, asegúrate de que tu equipo de aprobación sepa cómo identificar correcciones temprano para hacer que el proceso sea lo más rápido y eficiente posible.

No existe una guía única sobre el aspecto y el tono que debe tener tu contenido, pero tu equipo de aprobación probablemente debería identificar los siguientes problemas:

• Lenguaje controversial: Algunas empresas son más informales en sus publicaciones de redes sociales que otras. Sin embargo, debes evitar a toda costa usar cualquier término o frase controversial que pueda hacer enojar a tus seguidores. Considera añadir los términos que deben evitarse en tu guía de estilo.
• Contenido de baja calidad: Fotos que no coincidan con tu tema de Instagram existente o vídeos poco eficientes en Facebook podrían dañar tu reputación. Asegúrate de que el contenido que publiques destaque la imagen de tu marca de una manera positiva.
• Optimización deficiente: Las diferentes redes sociales necesitan que los productores de contenido sigan reglas diferentes. Considera proporcionar una lista de verificación para cada canal que utilices a fin de mantener a los equipos funcionando correctamente.
• Errores: ¿Existe algún error ortográfico o gramático? Una herramienta como Grammarly podría ayudarte con esto.

Paso 5: Utiliza herramientas para apoyar a tu equipo

Uno de los problemas más grandes que las empresas tienen con respecto a los procesos de aprobaciones de redes sociales es mantenerse informadas sobre todo el trabajo que una estrategia de redes sociales conlleva. En el caso de un equipo muy pequeño, una hoja de cálculo y una revisión semanal podrían ser suficiente para darle seguimiento a lo que se ha creado y a lo que aún necesita aprobarse en el entorno de las redes sociales.

Sin embargo, si tu empresa tiene más de un canal o perfil de redes sociales, necesitas una opción más avanzada. Recuerda, entre menos tiempo tu equipo invierta en el proceso de aprobación, más tiempo tienen para interactuar con tu audiencia, responder mensajes y crear más contenido excelente.

Una herramienta de advocacy de redes sociales como Bambu te ayuda a alinear los mensajes de tu marca al brindar un sistema de aprobación de interfaz único en donde los equipos pueden ordenar el contenido más llamativo para los mensajes de tu marca. Además, le permite a los equipos organizar contenido preaprobado para que los promotores lo compartan y acceder a información importante de toda la empresa sobre las normas, el contexto de la campaña y mucho más.

Paso 6: Autopsia de publicaciones

Una vez que una empresa ha definido su proceso de aprobación de contenido, el trabajo pesado no se detiene. Es importante que las empresas reevalúen su flujo de contenido constantemente para buscar signos de problemas o debilidades. Entre mejor examines tu proceso de aprobación de redes sociales, será más sencillo identificar bloqueos que puedan dañar tu eficiencia.

Tu proceso de aprobación no solo debe funcionar de manera eficiente, sino que también debe darle seguimiento y medir el rendimiento de tus publicaciones de redes sociales para adaptar tus normas de manera adecuada. El problema es que, el simple hecho de medir tu rendimiento de redes sociales puede añadir más complejidad a tu estrategia de marketing de contenido multimedia.

Después de todo, toma tiempo desarrollar un informe de redes sociales sólido que te ofrezca toda la orientación que necesitas para tomar decisiones fundamentadas con respecto a tus prácticas de contenido compartido. Una vez más, las herramientas correctas pueden ser la respuesta aquí. Por ejemplo, Sprout proporciona informes listos para su presentación sobre el rendimiento de tus redes sociales, que van desde los informes semanales hasta la retroalimentación mensual.

Paso 7: Automatización donde sea posible

Finalmente, una vez que hayas definido y creado un proceso de aprobación de redes sociales, es momento de buscar formas de simplificar aún más la experiencia con las herramientas de automatización. Por ejemplo, no deberías tener que enviar mensajes de chat y mensajes de correo electrónico para notificar a los miembros de tu equipo cuando el contenido esté listo para su aprobación. Entre más rápido te deshagas de estas fugas de tiempo innecesarias, más efectiva será tu estrategia de redes sociales.

Con Sprout, todo lo que tienes que hacer es vincular a las personas de tu equipo responsables de aprobar un mensaje con el contenido y recibirán una actualización automáticamente. Recuerda, entre más evites que los ejecutivos de alto nivel se involucren en el proceso de aprobación, mejor. Es probable que tu equipo de alto nivel esté ocupado con cierto número de tareas cada día. Esto significa que no siempre tienen el tiempo de aprobar cada publicación de Instagram.

Considera contar con líderes de campaña bien capacitados en tu equipo de marketing para que supervisen el proceso de aprobación.

Simplificar la aprobación de redes sociales

La aprobación de redes sociales es una parte importante para que te asegures de mantener tu misma voz e imagen de marca en cada canal que utilices para interactuar con tu audiencia. Desafortunadamente, sin la estrategia correcta, este proceso puede ser complejo y hacerte perder el tiempo. La buena noticia es que las herramientas y metodologías correctas pueden hacer que sea sencillo simplificar el proceso de aprobación para tu equipo y acelerar las campañas de redes sociales.