Como simplificar o processo de aprovação para as redes sociais da sua agência

O marketing de redes sociais exige um planejamento cuidadoso e muita consideração.

Quando algo tão pequeno quanto um Tweet mal formulado pode ser suficiente para colocar você em sérios apuros no que concerne a reputação da sua marca, um processo de aprovação para as redes sociais sólido torna-se uma parte vital de qualquer estratégia de marketing. O problema é que é difícil manter um cronograma de publicação consistente em todos os seus canais sociais quando você está sempre esperando a sua equipe de aprovação dar o sinal verde.

Isso pode ser um pesadelo tanto para criadores de conteúdo como para estrategistas de marketing na hora de gerenciar o fluxo de trabalho de conteúdos sociais. Mesmo com todas as ótimas ferramentas para redes sociais do mercado, gerenciar o processo de aprovação pode ser um desafio quando não se tem o plano adequado.

Temos boas notícias: isso não precisa ser assim.

Existem muitas peças móveis para levar em consideração na hora de montar um processo de aprovação para as redes sociais. Ter o processo e as ferramentas adequados à disposição pode ajudar a reduzir a pressão sobre a sua empresa rapidamente.

Então, por onde começamos?

Etapa 1: Defina seu processo de aprovação

Antes de começar a racionalizar o processo de aprovação para as redes sociais, você precisa tomar uma decisão sobre as prioridades da sua empresa antes de publicar um post. Pergunte-se:

• Quem será responsável pela criação de conteúdo?
• Quem é responsável pela aprovação do conteúdo?
• Quem vai garantir que o conteúdo seja publicado na hora certa?
• Quais diretrizes você tem para os criadores e aprovadores de conteúdo seguirem?
• O que acontece se algo passa despercebido?

Se você precisa enviar conteúdo social para seu chefe toda vez que ele precisa ser aprovado, o trabalho vai demorar um pouco para ser realizado. Isso significa que você precisará planejar com antecedência para evitar esse “engarrafamento” na hora de compartilhar conteúdo. Quanto mais você entender o processo de aprovação para as redes sociais, melhor será o seu planejamento.

Lembre-se de que 70% das agências têm o conteúdo aprovado mais ou menos duas semanas antes de publicarem.

O fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo pode ser algo como o exemplo a seguir:

Criador de conteúdo e gerente de redes sociais e executivo da marca e equipe de agendamento

Etapa 2: Defina os prazos

Depois que você souber quem estará envolvido no processo de aprovação das redes sociais, comece a definir prazos para cada tarefa. Tenha em mente que seus prazos não devem incluir apenas orientações sobre os horários de Tweets, mas também:

• Quando cada post, imagem ou vídeo precisa ser criado
• Quanto tempo a revisão deve levar
• Quando o conteúdo deve ser entregue para os executivos ou os comitês de aprovação

Ter ferramentas de publicação de mídias como o Sprout Social facilita a publicação de conteúdo aprovado em múltiplas redes cumprindo prazos de entrega rigorosos. A janela “Composição” permite que os usuários agendem e distribuam mensagens de maneira eficaz em diversas redes sociais, tudo a partir de uma única plataforma. Há ainda uma solução de aprovação de mensagem integrada para que as pessoas possam ser marcadas para revisar e aprovar cada post antes de publicar.

Etapa 3: Eduque os funcionários sobre as expectativas para o conteúdo

Se todos na sua equipe de criação, aprovação e publicação para as redes sociais sabem as expectativas do grupo para cada post, a sua experiência de publicação será mais suave.

Ao mostrar a cada equipe como corrigir seu próprio trabalho conforme elas criam e tomam decisões sem orientação, as empresas capacitam as equipes sociais a fazerem mais coisas. A pergunta é: como você treina seu pessoal para economizar o máximo de tempo possível no que concerne à aprovação de conteúdo social valioso?

A opção mais fácil é criar um guia de estilo. Um guia de identidade para a sua marca deve incluir informações sobre:

• Tom de voz: como você conversa com seus clientes?
• Cores e recursos visuais: que tipo de imagens ou logotipos você usa?
• Compartilhamento de mídia: quando os criadores devem usar texto, vídeo, imagens ou outros conteúdos?
• Hashtags de marca e citações: como deixar a sua marca em cada campanha?

O AirBnb frequentemente publica conteúdo visual com alto potencial de interação em seus diversos canais. Mas o ponto principal é que as cores, temas e hashtags combinem em todas as redes. Suas decisões obviamente seguem orientações internas sobre a marca.

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Etapa 4: Prepare a sua equipe para perceber problemas rapidamente

Por mais que criar um guia de estilo seja uma maneira fantástica para manter sua equipe de redes sociais afiada, há sempre o risco de que alguma coisa passe despercebida. Isso é ainda mais verdadeiro quando você está trazendo novos produtores de conteúdo para o time. Com isso em mente, certifique-se de que sua equipe de aprovação sabe como detectar correções cedo para tornar o processo o mais rápido e eficiente possível.

Não existe um guia de “tamanho único” sobre como seu conteúdo deve ser, mas a sua equipe de aprovação deve levar as seguintes questões em consideração:

• Linguagem controversa: algumas empresas são mais informais em seus posts sociais do que outras. No entanto, quaisquer termos ou frases controversas que possam ser desconfortáveis para os seus seguidores precisam ser evitadas a todo custo. Considere acrescentar termos que devem ser evitados ao seu guia de estilo.
• Conteúdo de baixa qualidade: fotos que não correspondem ao seu tema atual do Instagram ou vídeos de baixa qualidade no Facebook podem prejudicar a sua reputação. Assegure-se de que o conteúdo publicado destaca a imagem da sua marca de maneira positiva.
• Otimização precária: redes sociais diferentes necessitam que os produtores de conteúdo sigam regras diferentes. Considere fornecer uma lista de controle para cada canal que você usa para manter as equipes no caminho certo.
• Erros: há erros de ortografia ou gramática? Uma ferramenta como o Grammarly pode ser útil.

Etapa 5: Use ferramentas para ajudar sua equipe

Um dos maiores problemas que as empresas têm com os processos de aprovação para redes sociais é dar conta de todo o trabalho que envolve uma estratégia social. Para um time pequeno, uma planilha e resumo semanal podem ser o bastante para acompanhar o que é criado e o que ainda precisa ser aprovado no ambiente social.

No entanto, se a sua empresa tem mais de um canal social ou perfil, você precisa de uma opção mais avançada. Lembre-se, quanto menos tempo a sua equipe perder no processo de aprovação, mais tempo terá para interagir com o público, responder mensagens importantes e criar mais conteúdo de qualidade.

Uma ferramenta de advocacy social como o Bambu ajuda a alinhar mensagens ao tom da marca oferecendo um sistema de interface única de aprovação nas quais as equipes podem selecionar os conteúdos mais interessantes para as mensagens da marca. Além disso, ela permite que as equipes selecionem conteúdos pré-aprovados para que os defensores da marca compartilhem e acessem informações importantes para toda a empresa, como diretrizes, contexto de campanha e mais.

Etapa 6: Realize uma autópsia em seu post

Depois que a empresa define o processo de aprovação de conteúdo, o trabalho duro não para. É importante para as empresas reavaliarem o fluxo de trabalho regularmente para procurar sinais de problemas ou fragilidades. Quanto mais você examina o processo de aprovação para as redes sociais, mais fácil será ver os obstáculos que podem prejudicar a eficiência.

Não é o bastante que o seu processo de aprovação funcione bem, você também precisa acompanhar e medir o desempenho dos seus posts nas redes sociais para adaptar as suas diretrizes adequadamente. O problema é que o simples ato de medir o seu desempenho social pode acrescentar mais complexidade à sua estratégia de marketing para redes sociais.

Afinal, é preciso tempo para desenvolver um relatório sobre as redes sociais que ofereça todas as diretrizes de que você precisa para tomar decisões bem informadas a respeito das suas práticas de compartilhamento. Além disso, as ferramentas certas podem ser a resposta aqui. Por exemplo, o Sprout oferece relatórios prontos para apresentação sobre o seu desempenho nas redes sociais, proporcionando desde relatórios semanais até feedback mensais.

Etapa 7: Automatize sempre que possível

Finalmente, depois de definir e criar o processo de aprovação para redes sociais, é hora de procurar maneiras de simplificar ainda mais a experiência com a ajuda de ferramentas automatizadas. Por exemplo, você não deveria ter que enviar mensagens de chat e e-mails avisando a sua equipe quando o conteúdo está pronto para aprovação. Quanto mais rápido você puder se livrar de perdas de tempo desnecessárias, mais eficaz será a sua estratégia social.

Com o Sprout, você só precisa conectar as pessoas da sua equipe que são responsáveis por aprovar um post ao conteúdo para que eles recebam uma atualização automaticamente. Lembre-se, quanto mais você puder evitar envolver executivos de alto nível no processo de aprovação, melhor será. O nível C da sua equipe provavelmente estará ocupado com uma variedade de tarefas todos os dias. Isso significa que eles nem sempre terão tempo para aprovar cada post do Instagram.

Considere escolher, em vez disso, líderes de campanha bem treinados em sua equipe de marketing para supervisionar o processo de aprovação.

Simplificando a aprovação para redes sociais

A aprovação para redes sociais é uma parte importante para garantir que você mantenha o tom e imagem da marca em todos os canais que usa para interagir com o público. Infelizmente, sem a estratégia adequada, esse processo pode se tornar complexo e demorado. A boa notícia é que as ferramentas e metodologias adequadas podem ajudar você a simplificar o processo de aprovação para a sua equipe e acelerar as suas campanhas sociais.